ビジネスにおいて、封筒は必要不可欠なアイテムです。書類を送る際にはもちろん、商品を送る際にも利用されることがあります。
しかし、封筒の印刷を業者に注文する際には、チラシやパンフレットとは違う、いくつかのポイントに注意する必要があります。
ここでは、封筒の印刷を業者に注文する際、事前に決めておきたい４つのポイントをご紹介します。
１．用途を決める
封筒の印刷を業者に注文する前に、用途を明確にしておきましょう。
例えば、DMを送付するために印刷するのか、社内で利用するために印刷するのか、外部へ送付するために印刷するのかなど、目的によって必要なデザインや仕様が異なってくるため、目的を明確にしておくことが重要です。
例えば、DMを送付する場合には、ウィンドウのある封筒が便利ですし、重要書類を送付する場合には、安心感のある厚手の封筒を選ぶことが有効です。
他にも、厚みのある書類の束やCD、DVD他アクセサリー等の小物を発送する場合は、側面部分に折り目のあるマチ付き封筒が適しています。
スタッフ体験談：封筒の透け事故！確認不足での失態と、その教訓
以前、とある旅行代理店様から、封筒の印刷を依頼されました。
私はお客様と打ち合わせをかさね、ロゴ等がデザインされたサンプルを作成し、クライアントへ提出したのです。
自信を持って提出したサンプルでしたが、クライアントから「封筒の厚みが薄いため、中身の書類が裏写りしてしまう。これではお客様へ送る封筒として使えない」というクレームが入ってしまいました。
実は、依頼された封筒は、個人情報が含まれる重要な書類を送付するためのものだったのです。
これは、大変なトラブルに繋がりかねない問題でした。
すぐに私はクライアントへ連絡し、仕様を厚みのある封筒に変更して、お見積りも再度出し直させていただくことを、お願いしたのです。
さらに、封筒の見本も何種類か用意して、実際に裏写りしないことを確認していただき、なんとか無事に納品することができました。
私はこの経験から、封筒の厚みについては十分に注意する必要があり、重要な書類を送るものではないか、印刷前に必ず用途を確認することの大切さを、再認識したのです。
トコトン印刷スタッフ 中庭
２．サイズを決める
せっかく良い封筒が出来上がっても、サイズが合わなくて入れたい中身が入らないなんてことになっては大変です。封筒の印刷を業者に注文する前に、必ずサイズを確認しましょう。
使用する書類や封入物のサイズに合わせて封筒のサイズを決定することが重要です。
一般的な封筒サイズは、A4書類を封入するための角2サイズ、A4三つ折りを入れる長3サイズなどがあります。
封筒サイズの詳細な寸法については、以下のページを御覧ください
３．デザインを決める
封筒のデザインを決める際には、配色やフォント、ロゴなど、細かい部分まで確認しましょう。また、業者によっては、デザインの修正料金が発生する場合があるため、事前に修正にかかる費用を確認しておくことも重要です。
また、封筒に企業や団体のロゴやブランドカラーを活用することで、ブランド認知度を高めることもできます。ロゴやブランドカラーが存在してい場合、それらをデザインに取り込むことを検討しましょう。
封筒は、あくまでビジネス文書の送付用途であり、目的を果たすために必要最低限の情報を掲載することが大切です。過剰な装飾や文字量を避け、デザインのシンプルさを保つことが重要です。
意外と見落としがちですが、社名や住所等に使うフォントの種類や大きさは、封筒の印象を大きく左右します。ビジネス用途に適したフォントを選定し、文字が読みやすく、視認性が高いように配慮することが大切です。
４．細かい仕様を決める
印刷方法、枚数、納期、封筒のデザインデータなど、ちょっとした仕様によって印刷価格が大きく変わることがあります。
封筒の印刷には、オフセット印刷やデジタル印刷など、さまざまな方法があります。オフセット印刷は、印刷枚数が多い場合におすすめであり、デジタル印刷は、小ロットの印刷に向いています。印刷方式によって、仕上がりや価格が変わるため、用途や予算に合わせて印刷方式を選ぶことが大切です。
印刷会社の納期は、会社によって異なります。そのため、発注前に納期を確認することが大切です。また、印刷会社によっては、早急な納期に対応するために、追加料金が発生する場合があるため、料金についても確認することが必要です。
また、納期に余裕があるから大丈夫と思っていても、デザインの確定を急がないと、納期が遅れることがあります。デザインを確定するまでに時間がかかる場合は、デザイン作業を早めに開始するなどの対策が必要です。
さらに、印刷会社に提出するデザインデータも、納期に影響を与える重要な要素の一つです。データの作成に時間がかかる場合は、納期に余裕を持たせるようにしましょう。データの提出方法についても確認し、スムーズなやりとりを心がけることが大切です。
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封筒は、ビジネスにおいて非常に重要な役割を果たします。
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